Troškovi štampanja se i dalje ubrajaju u najveće troškove većine organizacija i kada se pred kompaniju / organizaciju postavi cilj smanjenja operativnih troškova poslovanja uvek se prvo govori o štampi. Ovaj problem nije samo problem velikih organizacija, koje žele da smanje svoje troškove kancelarijske štampe, verujući da će to rešiti većinu troškova vezanih za štampu. Međutim, prema rečima analitičara, mnoge velike organizacije mogu trošiti do tri puta više na svojoj štampi u preduzeću izvan okruženja za štampanje - kancelarijskog prostora.
O čemu možda ne znate?
Tek kada organizacije započnu sagledavanje određenih oblasti koje se bave temama, kao što su finansije, logistika, marketing, IT i proizvodnja na primer, shvata se da veliki deo onoga što je štampano od strane ovih odeljenja često nije kontrolisano kroz strategiju štampanja kancelarijskog prostora. A ako uzmete u obzir šta se štampa kupuje i spolja kako biste odgovorili na različite potrebe ovih različitih poslovnih područja, potrošenu količinu novca i verovatne dodatne troškove skladištenja ili otpada za štampanje, onda počnete da dobijate širu sliku o vašoj štampanoj aktivnosti kompanije /organizacije i šta se stvarno troši u celoj organizaciji.
Šta je sa tranformacijom – papir u digital?
Argument da mnogi poslovni procesi još uvek zahtevaju potrebu za štampanim dokumentom je realna, iako ponekad može da bude i utemeljena u dogmi – „bolje da imam i papirno“, iako se vrlo često jednostavna "evaluacija štampe" fokusira se samo na postojeće izlaze za štampu, a ne na ono što bi organizacija mogla početi digitalno da bi zaista poboljšala poslovnu efikasnost. Naravno, još uvek postoji mnogo procesa kojima je potreban obavezan štampani dokument, ali dok se ne identifikuju, previše je lako pretpostaviti da preduzeća mogu preneti papir u digitalnu strategiju preko noći bez uticaja na svakodnevni rad prodaje i isporuke robe, odnosno na komunikaciju kupaca i dobavljača.
Dakle razumevanje šta je ispravno za konverziju u digitalni oblik, takođe, treba da bude deo procene izlaznih rezultata kompanija / organizacija i često predstavlja najbolji način da se, za početak, izvrši analiza specifičnih procesa dokumenata koji se i dalje oslanjaju na štampanje. Tada bi trebalo da bude moguće kvalitetnije sagledati i pregledati potencijal da se migrira u potpuno digitalni proces koji može dovesti do stvarnih poboljšanja poslovanja, kao i uštede troškova. Dobar prostor za prvo razmatranje je ono što proizvodite iz vaših upravljačkih sistema, bilo da je to mainframe ili ERP kao što je SAP®. Veoma je uobičajeno da organizacije ili korisnici uređaja odštampaju velike izveštaje iz ovih sistema za upravljanje, iako koristeći neki pametan workflow možete lako pretvoriti ovo u PDF koji se može poslati putem e-pošte onima koji želite, kad god želite - i mogli ste zakazati svake nedelje automatski.
Gde je brza pobeda?
Obično organizacije troše mnogo više na poštu i na spoljašnje izvore štampanja od onoga što misle, tako da se brzom pobedom može postići usmeravanje ova dva područja na internu štampu, odnosno kreiranje print-centara. Za organizacije, koje imaju in-house štampariju ili prostoriju za štampu, uvek postoje mogućnosti da se više uradi u kući, naročito pošto se štampa na manjim dužinama. Za one bez sredstava za štampu postoje načini da se smanji trošak tako što će se potencijalno upravljati štampanjem i dobavljačima - ili konsolidovanjem poslova u nekim slučajevima.
Što se tiče pošte, ukoliko vaša organizacija šalje poštu u količinama, koje se ne menjaju godinama, onda će pregled o tome šta šaljete i kako to činite, takođe, biti atraktivan deo strategije štampe. Većina pošte poslata korisnicima može se migrirati u rešenje hibridne pošte koje omogućuje da se optimizovana štampana pošta kombinuje sa digitalnom.
Sledeći koraci
Dakle, ako vam bilo šta od ovoga zvuči poznato, možda bi sledeći korak bio izrada studije menadžmenta izlaznih podataka, jer vam gledanje u kancelarijske troškove štampanja možda neće dati informaciju o uštedama ili efikasnostima koje želite da dobijete.
CERAT, u svom portfoliju usluga, nudim svim svojim klijentima usluge konsaltinga iz oblasti optimizacije štampe. Sarađujući sa najvećim svetskim vendorima prenosimo iskustva prilagođavajući ih potrebama klijenata.
