Poslovni sastanci nisu zabava. Ipak, kada morate da im prisustvujete, morate da ostavite utisak. Šta je ključno za odličan prvi utisak?
1. Predstavite se prisutnima pre sastanka
Koristite priliku da se svima predstavite, jer na taj način ne rizikujete da ih bezrazložno zadržavate kada se sastanak završi. Ako se nađete u poziciji da vi upoznajete dve osobe jednu s drugom, uvek prvo predstavite onu koja je na višoj poziciji.
2. Budite sažeti
Neka vaše predstavljanje traje što kraće. Bez previše informacija, bez nepotrebnih opterećivanja, bez predugačkih uvoda.
3. Nemojte da kasnite
Obavezno stignite na vreme. Budite gospodar svog vremena, jer gospodar tuđeg niste. Ako kasnite, znajte da takav prvi utisak ne možete da ispravite.
4. Oblačenje
Uvek morate da izaberete primerenu odeću. U poslovnom svetu, svi primećuju i kad ste se previše potrudili i ako vas nije dovoljno bilo briga. Zato se unapred raspitajte o prirodi sastanka i ko će sve biti prisutan. Od toga zavisi i vaš izbor.
5. Plan rada
Agenda mora da bude jasna i precizna. Ako vi vodite sastanak, morate da budete sigurni da ni u jednom trenutku nećete skrenuti s teme, ali i da imate rezervni plan kako da sastanak vratite u pravac i smer koji želite. Govorite glasno i jasno
Svi prisutni moraju da vas čuju i razumeju. Ako govorite prvi, smislite (kreativan) način da svima skrenete pažnju da sastanak počinje.
Stručnjaci preporučuju da sastanak ne traje duže od jednog i po sata, jer je prosečnom čoveku posle tog perioda teško da se koncentriše na određeni posao; veća je verovatnoća da će doći do greške, a isto tako je veća i mogućnost konflikta. Sastanak, pre svega, treba planirati tako da on traje umereno, da ne bi došlo do zamora i dosade. Ako se sastanak oduži, treba planirati pauzu.
Kada sastanak počne, najvažniju ulogu ima predsedavajući. Pored vođenja računa o celokupnom trajanju sastanka, on bi trebalo da pazi i na trajanje pojedinih diskusija.
Opšte pravilo, koje ističu stručnjaci, jeste da diskusija posle 60 minuta postaje neefikasna, posle 90 nezanimljiva, a posle 120 beskorisna, često sa lošim i štetnim zaključcima. Ako je već neophodno da sastanak bude duži, predsedavajući posle 90 minuta treba da oglasi pauzu, a posle dva časa da obavezno završi ili prekine sastanak.
Učesnici kvalitetnog sastanka su koncentrisani i pripremljeni, tako da je učešće u diskusiji konstruktivno, jasno, sažeto, bez nepotrebnih ponavljanja detalja iz prethodnih diskusija. Istupanje učesnika je višestruko korisna stvar, jer se ono koristi i za upoznavanje sredine sa razmišljanjima i stavovima pojedinaca. Govornik na sastanku pokazuje svoju kulturu, elokventnost, logiku, zaključivanje, pronicljivost, uverenje, sposobnost za zajednički rad i sl.
Takva zapažanja rukovodioci mogu da koriste za kasniju podelu zadataka, odnosno, za ocenjivanje sposobnosti pojedinaca i za njihovo napredovanje. Učesnici bi trebalo da budu aktivni, naročito ako ocenjuju da se donosi pogrešan zaključak, jer su, u protivnom, i sami pred kolektivom odgovorni za njegovo donošenje.
Marijana Čolo, Iteccion
