Potreba za digitalnim upravljanjem
Skup raličitih formata dokumenata na različitim medijima je svakako rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća i organizacijama. Ovde se prvenstveno misli na poslovnu dokumentaciju, projektnu dokumentaciju, klasična poštu, elektronsku poštu, zvučne i video zapise, faksove, dokumente sistema upravljanja, ugovore i slično.
Sva ova dokumentacija nalazi se u svom izvornom obliku, i veoma često je nesortirana i neodgovarajuće skladištenja. Otuda i potreba da se upravlja, pre svega arhivom (Records & Informations Management) a zatim i elektronskom dokumentacijom (Documents Management).
Prednosti elektronskog upravljanja
Neophodno je potragu za potrebnim informacijama i celim projektima koja je sada spora, nekomforna i u velikom broju slučajeva uzaludna učiniti efikasnijom. Svedoci smo vremena gde se sve više dokumentacije u poslednje vreme stvara originalno u elektronskom obliku. Potreba da se ova dokumentacija funkcionalno poveže sa postojećom dokumentacijom u papirnom obliku je svakako ne samo potreba nego i neophodnost u savremenom poslovanju.
Postojeće stanje svakako stvara ozbiljno velike gubitke a ponekad i trajno propadanje bitnih podataka. Iracionalno trošenje ljudskih resursa, vremena i kapaciteta nije potrebno ni pominjati.
Records & Informations Management
Dostupan kroz opciju kupovine ili iznajmljivanja software (Software As A Service) za upravljanje zapisima i informacijama koji Najsavremenija rešenja su funkcionalna i rade na apsolutno svim platformama i uređajima. Servis omogućava klijentu slanje, primanje i upravljanje svim elektronskim i skeniranim dokumentima.
Ovaj servis kompletira portfolio apsolutnog outsource koncepta DW-a a klijent na taj način dobija kompletnu usllugu, koja je prilagođena potrebama i zahtevima a u skladu je sa korporativnom strategijom.
Documents Management
Servis za elektronsko upravljanje dokumentacijom predstavlja sistem koji prati celokupan životni ciklus dokumenata – od stvaranja do arhiviranja / uništenja. Ovo je sastavni deo digitalne transformacije svake kompanije koji je prvenstveno namenjen podizanju efektivnosti i profita a smanjenjenju operativnih troškova. Savremeni servisi za upravljanje dokumentacijom takođe mogu biti dostupni u InHouse instalaciji i kao SaaS rešenje.
Prednosti ovog sistema su:
-Jednostavan pristup svim delovima arhive,
-Neograničen broj korisnika može koristiti dokumente u isto vreme,
-Mogućnost izrade svih vrsta izveštaja,
-Nadzor na pristupom servisu i aktivnostima korisnika,
-Dodatna bezbednost dokumenata kroz kreiranje kopija i originala.
