Upravljanje fizičkom dokumentacijom i arhivom je još jedan od jako bitnih procesa u biznisu, oduvek.
Document Warehouse
Document Warehouse / Fizičko arhiviranje dokumentacije predstavlja mogućnost da brigu o sopstvenoj dokumentaciji i njenom čuvanju i uređivanju poverite profesionalcima, odnosno kompaniji / organizaciji koja se bavi isključivo ovim poslom za potrebe drugih kompanija.
Članovi Centra za razvoj arhivskog poslovanja – CERAT raspolažu najsavremenijim arhivskim depoima i mogu vam u potpunosti pružiti ovu uslugu. Ovo daje prednost klijentima da svoj kancelarijski prostor iskoriste za neke druge potrebe i da smanje vreme koje je potrebno da bi pronašli odgovarajući dokument.
Realan scenario
Pod pojmovima PREUZIMANJE I TRANSPORT smatra se put dokumentacije od klijenta do arhivskih depoa.
INVENTAR I KLASIFIKACIJA su jako bitni delovi procesa koji uključuju sređivanje, indeksiranje, klasifikaciju i unošenje arhive prema potrebama klijenta u Records Management sistem CERAT –a.
PAKOVANJE znači vakumsku zaštitukompletne dokumentacije u plastični omotač radi njihove zaštite od vlage, prašine, insekata i neovlašćenog pristupa dokumentu.
Glavni i najvažniji deo procesa je ČUVANJE DOKUMENTACIJE. U posebnim depoima nalaze se kutije sa jedinstvenim identifikacionim brojevima koji omogućuju efikasno pronalaženje traženih dokumenata.
Korisnici koji su određeni za to mogu izvršiti POTRAŽIVANJE / WEB PRISTUP DOKUMENTIMA. Ovaj deo procesa znači da će klijent traženi dokument imati za najviše 10 minuta faxom ili elektronskom poštom. Originalni dokument se na teritoriji Beograda dostavlja za najviše 60 minuta, dok je pomenuto vreme za teritoriju Srbije najkasnije 24 časa od zahteva.
Dozvolu za pristup sistemu za upravljanje arhivom CERAT -a imaju samo ovlašćeni korisnici koje klijent odabere. Pristup sistemu je moguće izvršiti sa bilo koje platforme i lokacije 24/7/365.
Šematski prikaz procesa Document Warehouse-a prema standardima koje koriste članice Centra za razvoj arhivskih tehnolgija izgleda ovako:
Benefiti
Prednosti korišćenja pomenute usluge nije potrebno naglašavati, ali, ipak, evo nekih:
· Fokus na glavni posao,
· Ušteda prostora, vremena i novca,
· Delegacija rizika.
